X4Clubs Module

Adressverwaltung

zum selektieren von Mitgliedern ist eine Suchmaske dem eigentlichen Adressformular vorgelagert.
Über verschiedene Suchfelder haben Sie die Möglichkeit 1 oder mehrer Mitglieder auf die der Suchbegriff zutrifft zu selektieren und aufzurufen.
Über das Druckersymbol können Sie die gefundenen Datensätze ausdrucken.
Über das Excelsymbol können Sie die Datensatzmenge an Excel, Libre Office oder eine andere Tabellenkalkulation übergeben.

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Das Adressformular dient zur Erfassung der Adresse, zusäztlichen Bermerkungen, Bankinformationen(IBAN) u.s.w

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Im Bereich Mitgliederdaten auf der Adressmaske werden alle Daten die zu einer korrekten Beitragsermittlung nötig sind eingetragen. Eintrittsdatum, Austritt, Zahlart also Lastschrift oder Rechnung, der Zahlrythmus (monatlich, halbjährlich Quartal oder jährlich) und das Erhebungab Datum.
Beispiel nehmen wir an der Jahresbeitrag beträgt 120 Euro. Das Mitglied zahlt halbjährlich, Erhebungab Datum steht auf dem 01.01.2016. Wir machen nun die Beitragserhebung für den Monat Januar 2016.
Das System würde dieses Mitglied mit 60 Euro belasten und danach das Erhebungab Datum auf den 01.07.2016 setzen, so das im Monat Juli 2016 die nächste Abrechnung für das Mitglied fällig würde
Nehmen wir an das Mitglied braucht aus irgendeinem Grund 3 Monate keinen Beitrag zu zahlen, so können wir in die Felder Beitragsfreiab und Beitragsfreibis die Beitragsfreien Monate einsetzen.
Das Feld Beitragsfreiab wird automatisch auf den 1. des Monats gesetzt, Beitragsfreibis automatisch auf den letzen des Monats.
Wir würden also hier eintragen Beitragsfreiab 01.02.2016 - Beitragsfreibis 30.04.2016. Das System würde nun feststellen das nur 3 Monate zu berechnen sind, also 30 Euro und setzt dann das Erhebungsabdatum ebenfalls auf den 01.07.2016.
Die Felder Mahnstufe, letzte Mahnung,letzte Rechnung sind Informationsfelder die automatisch vom System gesetzt werden.
Zahlernummer und Zahlername werden automatisch gesetzt. Hier wird bei Anlage des Datensatzes die Mitgliedsnummer und der Mitgliedsname eingesetzt. Sie können dies aber ändern, wenn ein anderes Mitglied (z.b. Familien) die Beiträge bezahlt.

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Beitragsverwaltung

Erfassung der Beiträge pro Mitglieder. Sie können beliebige Beiträge pro Mitglieder hinterlegen

X4Clubs kennt zwei Beitragsarten( Normale Beiträge welche in einem bestimmten Rythmus regelmäßig eingezogen werden oder Einmalzahlungen) Einmalzahlungen werden bei der nächst anstehenden Beitragserhebung eingezogen und danach gelöscht.

Die einzelnen Beiträge werden unter "Referenztabellen -> Beitragsarten" angelegt.

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Mitgliederkonto

Die Debitorenbuchhaltung dient zum Verbuchen der Beiträge (die aus der Beitragserhebung ermittelt werden) und zum Verbuchen der Zahlungseingänge. Natürlich kann man hier auch manuelle Sollstellungen vornehmen. Ist das Warenwirtschaftssystem aktiviert, so werden hier auch alle Verkäufe an Mitglieder verbucht.

Um eine Buchung vornehmen zu können, muss ein Buchungskennzeichen vorhanden sein, das diese Buchung referenziert. Buchungskennzeichen werden im Programm Nachschlagetabellen/Buchungskennzeichen angelegt.

Ein Buchungskennzeichen ist lediglich ein Text (der die Buchung grob beschreibt, wie z.B. Zahlungseingang Volksbank, Barzahlung und die Kontenseite auf welcher der Betrag verbucht werden soll.

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Beitragserhebung

Die Beitragserhebung dient dazu die monatlichen, jährlichen oder halbjährlichen Mitgliedsbeiträge auf die Mitgliederkonten als Forderungen einzustellen.

Aus diesen Forderungen werden dann die Rechnungen an die Mitglieder generiert und die Buchungen für das Lastschrifteinzugsverfahren bereit gestellt.

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Lastschrifteinzug

Das Lastschrifteinzugsverfahren dient zum Erstellen einer Online Banking Datei

Aus den offenen Forderungen der Lastschriftzahler wird eine Datei erstellt, die Sie in Ihr Bankprogramm einlesen können, um die nötigen Transaktionen ausführen zu lassen.

Vorraussetzung IBAN und BIC beim Mitglied sind ausgefüllt, Mandatsreferenz liegt vor und Sie selber haben eine GläüubigerID zugeteilt bekommen.

Nach Erstellung der Datei werden die Forderungen auf den Debitorenkonten ausgeglichen

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Mahnwesen

Das Mahnwesen listet Ihnen alle noch nicht ausgeglichenen Forderungen auf, getrennt nach den einzelnen Mahnstufen, in der sich ein OP befinden kann. Über die Auswahl Mahnen bis, Mindestsaldo, Mindestbetrag und Mahnstufe können Sie die OP's filtern und kleinere Beträge oder erst vor kuzen erstelle Forderungen aus dem Mahnlauf ausschliessen.

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Auswertungen/Statistiken

In x4clubs befinden sich diverse vorgefertige Auswertungen und Statistiken. Bei Bedarf erstellen wir Ihnen natürlich die von Ihnen gewünschten individuellen Auswertungen.